1. Algemeen

I.1 Oostergo Huisartsen

Deze privacyverklaring OostergoApp is opgesteld ten behoeve van de huisartsenpraktijk van Oostergo Huisartsen.

Deze praktijk zal in deze privacyverklaring verder zelfstandig worden aangeduid als ‘Oostergo”. 

I.2 Verwerkingsverantwoordelijke

Oostergo Huisartsen is aangesteld om de doelen en middelen vast te stellen waarvoor, en op basis waarvan, door de huisartsenpraktijk van Oostergo Huisartsen persoonsgegevens worden verwerkt binnen, dan wel door gebruik van, de OostergoApp.

Oostergo Huisartsen is dan ook als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) aan te merken wat betreft het gebruik van, en de verwerkingen binnen, OostergoApp, door de patiënten van de huisartspraktijk van Oostergo Huisartsen

De contactgegevens van Oostergo Huisartsen BV zijn:

Adres: Badweg 2, 8934 AA Leeuwarden

Telefoon: 058-2036023

E-mail: [email protected]

KvK: 96037733

AGB: 01011176

I.3 Informatieplicht

Op Oostergo Huisartsen rust – als verwerkingsverantwoordelijke – de verplichting om de personen van wie Oostergo Huisartsen persoonsgegevens verwerkt te informeren over het hoe en waarom van die verwerkingen. Aan deze informatieplicht voldoet Oostergo Huisartsen door middel van deze privacyverklaring ten aanzien van de verwerkingen die plaatsvinden bij het gebruik van de OostergoApp.

I.5 Wijzigingen

Deze privacyverklaring is vastgesteld op @ mei 2025. Oostergo Huisartsen kan deze verklaring in de toekomst aanpassen. Indien Oostergo Huisartsen deze verklaring aanpast zal de gewijzigde privacyverklaring op de website van Oostergo Huisartsen (www.oostergohuisartsen.nl) worden gepubliceerd, met vermelding van de datum waarop de wijzigingen ingaan. Als sprake is van wijzigingen die één of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, dan doet Oostergo Huisartsen haar best om die betrokkenen hierover ook direct te informeren.

II. OostergoApp

OostergoApp heeft als doel een laagdrempelig en toegankelijk platform te bieden waarmee patiënten contact kunnen leggen met de praktijken van Oostergo Huisartsen ten aanzien zorg gerelateerde en niet-zorg gerelateerde vragen. 

Inschrijving bij Oostergo Huisartsen verloopt via de OostergoApp. Inschrijving is alleen mogelijk indien u toestemming hebt gegeven om uw persoonsgegevens – en daarmee waarschijnlijk ook gegevens betreffende uw gezondheid – via de instant messaging service van de OostergoApp te verwerken. Deze toestemmingen zal u voorafgaand aan het inschrijven bij Oostergo Huisartsen worden gevraagd. Na inschrijving bij Oostergo Huisartsen zal automatisch een account worden aangemaakt op de OostergoApp, mits u 16 jaar of ouder bent. Gebruikers onder de 16 jaar krijgen in eerste instantie nog geen eigen account binnen de OostergoApp. Wanneer iemand later de leeftijd van 16 bereikt, wordt automatisch alsnog een account aangemaakt voor deze patiënt. 

Oostergo Huisartsen is voor niet-urgente zorg alleen te bereiken via de OostergoApp. Voor spoedeisende hulp is de praktijk wel telefonisch bereikbaar. 

OostergoApp dient als middel:

1. om eenvoudig digitaal contact te leggen met Oostergo Huisartsen in het kader van niet-zorg gerelateerde vragen;
2. om digitaal zorg aan u te bieden, indien deze zorg digitaal kan worden verleend..

De relevante (niet-)zorg gerelateerde gegevens die u verstrekt via OostergoApp worden opgeslagen in ons Huisarts Informatie Systeem (HIS) en de chats in de OostergoApp worden ook maar 1 maand bewaard en automatisch verwijderd. Bij de zorg die Oostergo Huisartsen aan u biedt, zijn en blijven de gegevens in het Huisarts Informatie Systeem (HIS) altijd leidend.

OostergoApp is niet bedoeld om digitaal complexe zorg te bieden die beter fysiek kan worden geboden in één van de praktijken. In geval van complexe zorg zal u worden gevraagd naar één van de praktijken van Oostergo Huisartsen te komen voor een fysiek consult. 

III. Doeleinden en Middelen

Oostergo Huisartsen verwerkt uw persoonsgegevens voor onderstaande doeleinden en met de onderstaande middelen indien:

1. u zich inschrijft bij Oostergo Huisartsen; 
2. u een account voor de OostergoApp aanmaakt; en
3. u gebruik maakt van de OostergoApp; en
4. uw gegevens door middel van de OostergoApp worden verzonden.

In dit onderdeel van de privacyverklaring hebben de volgende begrippen de betekenis zoals hieronder vermeld:

Accounthouder: een patiënt van Oostergo Huisartsen die een account in de OostergoApp heeft aangemaakt;

Betrokkene(n): de (categorieën van) betrokkene(n) zoals genoemd in de privacyverklaring.

Bericht: een via de OostergoApp verzonden bericht, dat woorden, foto’s, video’s en/of spraak kan bevatten.

Bijzondere persoonsgegevens: persoonsgegevens over gezondheid, medische gegevens, genetische gegevens, gegevens over seksleven of seksuele geaardheid, gegevens waaruit raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen of vakbondslidmaatschap blijken, de verwerking van biometrische gegevens voor het doel van de unieke identificatie van een natuurlijke persoon en persoonsgegevens over gevoelige familie- en financiële omstandigheden, opgenomen in een Bericht;

Derde: een natuurlijk persoon niet zijnde een Gebruiker, zoals uw (minderjarig) kind, levenspartner, familielid of huisgenoot;

Persoonsgegevens: alle informatie met betrekking tot een Betrokkene, niet zijnde Bijzondere persoonsgegevens, opgenomen in een Bericht.

Als u de OostergoApp gebruikt dan kunnen uw persoonsgegevens voor de onderstaande doeleinden en met behulp van de onderstaande middelen door ons worden verwerkt:

1. Doeleinden en grondslagen

Voor zover de grondslag voor verwerking van persoonsgegevens voor een doeleinde is gebaseerd op het bestaan van een gerechtvaardigd belang (afweging belang van Oostergo Huisartsen vs. belang van u als gebruiker van OostergoApp), wordt hieronder het gerechtvaardigd belang van Oostergo Huisartsen of derde (per doeleinde) geformuleerd:

1. Middelen

B.1 (Categorieën van) betrokkenen

Oostergo Huisartsen maakt in het kader van de verwerkingen die plaatsvinden als gevolg van gebruik van de OostergoApp onderscheid van de volgende groepen van betrokkenen:

B.2 (Categorieën van) persoonsgegevens

Oostergo Huisartsen kan de volgende (categorieën van) persoonsgegevens per doeleinde verwerken indien u de OostergoApp gaat gebruiken.

Toelichting A.1

Onderdeel van het inlogproces betreft DigiD. Vanuit de OostergoApp wordt gebruiker verwezen naar DigiD om zichzelf te authenticeren dan wel zichzelf te registreren met behulp van DigiD. Voor meer informatie hierover, verwijzen wij u naar de website van DigiD.

1. Verplichting tot verstrekking van persoonsgegevens

De verstrekking van bepaalde persoonsgegevens is noodzakelijk als u gebruik wenst te gaan maken van OostergoApp. Persoonsgegevens die voor Oostergo Huisartsen noodzakelijk zijn om u instaat te stellen OostergoApp te gebruiken, zijn onder B aangegeven met een *. Mocht u deze gegevens niet willen verstrekken aan Oostergo Huisartsen dan kunt geen gebruik maken van OostergoApp.

1. (Categorieën) van ontvangers

De volgende (categorieën van) ontvangers kunnen in het kader van het gebruik van de OostergoApp persoonsgegevens van u ontvangen: 

1. Bron van de persoonsgegevens

De persoonsgegevens die Oostergo Huisartsen van u als klant verwerkt, zijn afkomstig van, dan wel kunnen afkomstig, zijn van:

1. Bewaartermijnen

Oostergo Huisartsen bewaart uw persoonsgegevens gedurende onderstaande perioden. Na verloop van deze bewaartermijnen worden de betreffende persoonsgegevens verwijderd/vernietigd door Oostergo Huisartsen. 

Voor de duidelijkheid: de indeling van bovenstaande tabel is gebaseerd op de verschillende doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt bij gebruik van OostergoApp. Een aantal persoonsgegevens worden ten behoeve van verschillende doelen verwerkt. Indien een bepaald persoonsgegeven ten behoeve van een bepaald doeleinde niet langer wordt bewaard en zal worden verwijderd, kan het echter zo zijn dat dat persoonsgegeven in het kader van een ander doeleinde nog wel relevant is en om die reden bewaard blijft in OostergoApp. Het kan daarnaast ook zo zijn dat Oostergo Huisartsen bepaalde persoonsgegevens ook verwerkt voor doeleinden anders dan in het kader van het gebruik van OostergoApp. Zo bewaart Oostergo Huisartsen natuurlijk onder andere uw gegevens in het HIS en haar CRM-systeem.

Dus slechts indien ten aanzien van een persoonsgegeven alle daarop betrekking hebbende bewaartermijnen zijn verstreken, verdwijnt dat persoonsgegeven definitief uit alle systemen van Oostergo Huisartsen.

1. Doorgifte persoonsgegevens aan SendBird

De persoonsgegevens die Oostergo Huisartsen van u verwerkt doordat u gebruik maakt van OostergoApp worden verzonden via, en opgeslagen en bewaard op, een server die in Europees Economische Ruimte (EER) staat. Ieder Bericht verzonden en ontvangen met OostergoApp komt terecht op die server.

De wijze waarop OostergoApp heeft ingericht en gebruikt, maakt dat Oostergo Huisartsen geen support vanuit Sendbird (de maker van de techniek achter de OostergoApp) behoeft. Die support wordt door Oostergo Huisartsen dan ook niet afgenomen. Het zou in theorie zeer incidenteel kunnen voorkomen dat Oostergo Huisartsen – indien zich een technisch probleem voordoet met betrekking tot de infrastructuur van OostergoApp – wel support behoeft en toegang geeft aan SendBird Korea (SendBird) tot de omgeving van OostergoApp om technische ondersteuning te kunnen bieden. SendBird Korea verstrekt deze ondersteuning vanuit Zuid-Korea. Dit houdt in dat SendBird in dat geval vanuit de Zuid-Korea inzage zou krijgen in het technische gedeelte van OostergoApp. Deze toegang zal Oostergo Huisartsen overigens iedere keer opnieuw en eenmalig actief aan SendBird moeten verstrekken, waarbij SendBird alleen in ‘view mode’ toegang krijgt tot dat deel van de omgeving van OostergoApp. SendBird Korea kan dan alleen zien wat er gebeurt en kan geen gegevens wijzigen, aanpassen of verwijderen. 

SendBird Korea zou bij het verlenen van deze – zeer incidentele – technische ondersteuning aan Oostergo Huisartsen nadrukkelijk geen toegang krijgen tot de inhoud van de Berichten. Dit laat onverlet dat SendBird inzage zou kunnen krijgen in andere persoonsgegevens dan de persoonsgegevens in de Berichten. Om die reden zou in die zeer incidentele gevallen toegang door Sendbird Korea in de omgeving van OostergoApp in het kader van support door Oostergo Huisartsen wel kunnen worden aangemerkt als een doorgifte van Persoonsgegevens naar Zuid-Korea (en dus buiten de EER). 

Voor doorgifte van persoonsgegevens naar Zuid-Korea bestaat een adequaatheidsbesluit. Dit houdt in dat de bescherming van uw persoonsgegevens in Zuid-Korea gelijk wordt geacht aan de bescherming die de AVG biedt en daarmee als een passend niveau van gegevensbescherming is vastgesteld.

1. Verwerkingen gebaseerd op uw toestemming

Oostergo Huisartsen verwerkt uw persoonsgegevens binnen de OostergoApp onder meer op basis van de grondslag dat u uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven aan Oostergo Huisartsen voor die verwerkingen. U heeft te allen tijde het recht deze toestemming weer in te trekken. Intrekking van uw toestemming kan via de OostergoApp of via e-mail ([email protected]). 

Mocht u uw toestemming intrekken dan zal Oostergo Huisartsen uw persoonsgegevens niet meer verwerken voor het doel waarvoor u toestemming had gegeven. Het intrekken van uw toestemming doet niets af aan de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens vóórafgaand aan de intrekking van uw toestemming.

U kunt in dit geval natuurlijk ook besluiten de OostergoApp niet meer te gebruiken en eventueel te verwijderen van uw telefoon of tablet. 

1. Persoonsgegevens van Derde

Het is mogelijk dat u via de OostergoApp persoonsgegevens van een ander dan uzelf aan Oostergo Huisartsen verstrekt. Oostergo Huisartsen gaat ervan vanuit dat in dat geval:

1. u ouder of voogd bent van die persoon (Derde) en die persoon jonger is dan 16 jaar; of
2. u de toestemming van deze persoon heeft verkregen om de persoonsgegevens die hem/haar/hen betreffen aan Oostergo Huisartsen te verstrekken

Indien blijkt dat u niet de ouder of voogd bent van de betreffende persoon en/of deze persoon ouder is dan 16 jaar, dan wel dat u van deze persoon geen voorafgaande toestemming hebt verkrijgen, is Oostergo Huisartsen – na u eerst gewaarschuwd te hebben – bevoegd u het gebruik van de OostergoApp (tijdelijk) te ontzeggen.

VII. Ouder dan 16 jaar

Het gebruik van de OostergoApp is slechts toegestaan door patiënten van Oostergo Huisartsen die 16 jaar of ouder zijn. Bij het aanmaken van een account voor de OostergoApp controleert Oostergo Huisartsen de leeftijd van de gebruiker. Indien de leeftijd jonger is dan 16 jaar zal er geen account worden verstrekt door Oostergo Huisartsen.

VIII. Geautomatiseerde besluitvorming

Oostergo Huisartsen maakt in het kader van enige besluitvorming aangaande het gebruik van OostergoApp ten aanzien van u geen gebruik van volledig geautomatiseerde besluitvormingsprocessen. 

1. Uw rechten als betrokkene

Als gebruiker van de OostergoApp heeft u wat betreft de verwerking van uw persoonsgegevens door Oostergo Huisartsen in dit verband te allen tijde het recht om (bij) Oostergo Huisartsen: 

1. u inzage te laten geven in de persoonsgegevens die Oostergo Huisartsen van u verwerkt (inzagerecht);

1. uw persoonsgegevens te laten rectificeren als deze onjuist zijn (correctierecht);

1. uw persoonsgegevens te laten wissen (verwijderingsrecht/recht op vergetelheid);

1. de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken (recht op beperking van verwerking);
2. bezwaar te maken tegen de verwerking van (bepaalde van) uw persoonsgegevens (recht van bezwaar);

1. uw persoonsgegevens aan Oostergo Huisartsen te laten verstrekken, dan wel uw persoonsgegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te laten verstrekken (recht op dataportabiliteit).  

Bovengenoemde rechten volgen uit de AVG. Deze rechten zijn niet altijd van toepassing. Voor de uitoefening van sommige rechten zal sprake moeten zijn van specifieke omstandigheden om daar een beroep op te kunnen doen. Oostergo Huisartsen verwijst voor deze specifieke omstandigheden naar artikel 15 t/m 18, 20 en 21 AVG. 

Indien u gebruik zou willen maken van uw rechten kunt u een bericht via de OostergoApp of een e-mail sturen aan Oostergo Huisartsen ([email protected]) met daarin beschreven van welk recht u gebruik maakt en op welke persoonsgegevens het verzoek betrekking heeft.  

In het geval u Oostergo Huisartsen een e-mail stuurt waarbij gebruik maakt van de hier genoemde rechten, kan u gevraagd worden zich te identificeren. De reden hiervoor is dat Oostergo Huisartsen zeker dient te zijn dat zij daadwerkelijk de persoonsgegevens verstrekt (of op andere wijze verwerkt) op verzoek van de betrokkene die daar om verzoekt. Slechts indien het redelijkerwijs niet anders kan, kunnen we u vragen zich te identificeren door middel van uw legitimatiebewijs.

Mocht Oostergo Huisartsen een verzoek van u om een van bovengenoemde rechten uit te oefenen niet honoreren dan onderbouwt Oostergo Huisartsen schriftelijk waarom zij dat niet doet, dan wel kan doen. 

1. Klachten

Mocht u onverhoopt een klacht hebben over de wijze waarop Oostergo Huisartsen met uw persoonsgegevens omgaat, dan probeert Oostergo Huisartsen dat graag eerst met u zelf op te lossen. U kunt in dat geval contact opnemen met ons via OostergoApp, e-mail ([email protected]) of telefoon (058-2036023). 

Het staat u – in geval van een klacht ten aanzien van de wijze waarop Oostergo Huisartsen uw persoonsgegevens verwerkt – echter ook vrij direct een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) of de Stichting Klachten & Geschillen Eerstelijnszorg (SKGE).